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HR Shared Services

Effizienz in der Personalarbeit

1. Was unsere Kunden bewegt.

HR Shared Services stehen als Effizienzsteigerungsmöglichkeit hoch im Kurs. Sie bedingen ein komplett neues Selbstverständnis der Personalarbeit als Ganzes und ein neues Organisationsmodell für operative HR-Prozesse, die viel zitierte „HR Fabrik“. Wenn Großunternehmen sich solchen grundlegenden Änderungen aktiv stellen, tun sie dies nicht ohne Grund: HR-Organisationen stehen unter enormem Effizienzdruck. Sie müssen ihre Wettbewerbsfähigkeit – insbesondere in den „HR Operations“, zum Beispiel Entgeltabrechnung, Personaladministration, Altersversorgung, operative Rekrutierung, Auslandsentsendung oder Training – täglich neu unter Beweis stellen. Da die HR Operations den betriebswirtschaftlich untersuchten und empirisch nachgewiesenen „Skaleneffekten“ gehorchen, entsteht Druck in Richtung Service-Bündelung: HR Shared Services.

Das HR Benchmarking Online von Baumgartner & Partner weist in der Entgeltabrechnung bei Unternehmen, die an 5 Standorten jeweils durchschnittlich 24.000 Abrechnungen erstellen, bei einem Shared Service Center mit dann 120.000 Abrechnungen ein Einsparpotenzial von 600.000,- € pro Jahr oder 5,- € pro Abrechnung aus. Doch nicht alle HR-Prozesse gehorchen diesen Skaleneffekten. Großunternehmen unterscheiden deshalb ihre HR-Prozesse in strategische Prozesse, Qualitäts-orientierte Beratungsprozesse und Effizienz-orientierte HR Operations. So entsteht das Modell der „HR Fabrik“, die sich aus Kundensicht als ein neues Service-Modell präsentiert: Servicekanäle direkt und online für die standardisierten HR Operations und persönliche Beratung für die Wert schöpfenden HR-Prozesse.

2. Die Ziele unserer Kunden.

Großunternehmen verfolgen auf dem Weg der Errichtung eines HR Shared Service Centers in erster Linie Kosten-, Qualitäts- und strategische Fokussierungsziele, wie die folgende Grafik zeigt.

Diese Ziele sind nicht durch eine einfache Zentralisierung erreichbar. Skaleneffekte entstehen erst durch Spezialisierung, Standardisierung und Automatisierung. So werden neue, Service Center typische Organisationsmodelle möglich. Die Erfahrung bestehender HR Shared Services zeigt: 60% aller „Arbeitsaufträge“ können durch Self Services automatisch erledigt werden, 30% durch (geringer qualifizierte) Generalisten mit einer realistischen Erstlösungsrate von 75% aller Anfragen. Nur noch die verbleibenden 10% der Arbeit werden von Spezialisten und Experten erledigt. Schon an dieser Darstellung wird deutlich: Durch HR Shared Services entsteht kein neuer, zentraler Gemeinkostenbereich sondern eine Serviceorganisation, die ihre Leistungen transparent verrechnet, Service Levels vereinbart und misst und in einem Kunden-/ Lieferantenverhältnis mit dem Markt vergleichbar wird.

3. Die Erfahrungen unserer Kunden. (Projektbeispiel)

Ein deutscher DAX-Konzern bietet seit Jahren Altersversorgung und die Company Car Prozesse für die Mitarbeiter der deutschen Standorte in Form eines Shared Service an. Im nächsten Jahr kommt die Entgeltabrechnung hinzu. Hierzu wurde über ein Benchmarking zunächst Handlungsdruck erzeugt. Anschließend wurde innerhalb von drei Monaten ein Business Case für eine Pilotierung eines Entgeltabrechnungscenters innerhalb des größten Teilkonzerns des Unternehmens erstellt und innerhalb von zwölf Monaten umgesetzt. Anschließend wird die Pilotierung auf alle deutschen Standorte des Konzerns ausgerollt.

4. Das Vorgehen unserer Kunden.

Für die Einführung von HR Shared Services sind drei Erfolgsfaktoren maßgeblich: Transparenz und Handlungsdruck in der Organisation durch HR Benchmarking Online, verlässliche Entscheidungsbasis und Commitment durch HR Shared Service Business Case und ganzheitliche Umsetzung aller relevanten Aspekte durch HR Shared Services Realisierung.

a) HR Benchmarking Online: Transparenz und Handlungsdruck

Baumgartner & Partner betreibt gemeinsam mit 50 Großunternehmen das führende kontinuierliche Benchmarking von HR-Prozessen. Die Teilnehmer können unter http://www.hr-bench.de selbstständig laufend aktuelle Benchmarks und Best Practices, ihre eigene HR-Effizienz im Marktvergleich und die Best Practices der erfolgreichsten Unternehmen hinsichtlich der Einführung von HR Shared Services streng anonymisiert auswerten: Transparenz und faktenbasierter Veränderungsdruck für die teilnehmenden Unternehmen.

b) HR Shared Services Business Case: Verlässliche Entscheidungsbasis und Commitment

Was die Best Practices Analyse im Benchmarking als Trend und Anregung aufzeigen kann, genügt in der Regel nicht als Entscheidungsbasis für ein so weit reichendes Vorhaben wie die Einführung eines HR Shared Service. Hierfür muss das konkrete Vorhaben auf sein Effizienzsteigerungspotenzial und seinen Einführungsaufwands hin untersucht werden. In einer etwa zehnwöchigen Projektarbeit werden die wesentlichen unternehmensspezifischen Erfolgsstellschrauben identifiziert und bewertet: Prozessumfang, Kundengruppen, organisatorische Rollen, IT-Integration, Standort, Service Levels, Kommunikationskanäle und Leistungsverrechnung werden unter den Beteiligten im Unternehmen diskutiert und hinsichtlich ihrer Effizienzauswirkungen auf das HR Shared Service Center bewertet. Das Ergebnis der Arbeit: Eine Entscheidungsgrundlage für das Management, die spezifischen Erfolgsfaktoren der Realisierung, ein „High Commitment Team“ zur Umsetzung des Business Case und ein verbindlicher Fahrplan für das weitere Vorgehen.

c) HR Shared Service Realisierung: Umfassende Umsetzung aller relevanten Aspekte

Die erfolgreiche und konzertierte Konzeption und Umsetzung aller organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen und damit die Risikominimierung bei der Realisierung der im Business Case aufgezeigten Potenziale bedingen ein professionell gesteuertes Projekt. Die Aufwand- und Erfolgstreiber eines solchen Projektes sind die im Business Case identifizierten spezifischen Erfolgsfaktoren, zum Beispiel Systemharmonisierung, Mitarbeitertransfer und Steuerung und Finanzierung des HR Shared Service. Aufwand, Laufzeit und Effekt variieren dabei von Unternehmen zu Unternehmen. Im unten dargestellten Projektbeispiel etwa war die Systemharmonisierung ein wesentlicher Erfolgsfaktor: Bei einer Laufzeit von 12 Monaten wurden 76% des Gesamtaufwandes für Systemharmonisierung und Technologie / Umsetzung verplant.

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5. Wie können Sie profitieren?

Lassen Sie uns in einem persönlichen Gespräch darüber sprechen, wie wir Ihr Vorhaben unterstützen können. Sprechen Sie uns an!

Ihre Ansprechpartner

Lothar Sommer

Baumgartner & Partner Unternehmensberatung GmbH
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